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  • 3.6-DOCUMENTATION (‘BACK OFFICE’)

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  • Documentation (‘back office’)

    Chapitre 3 - Commercialisation du coton -Documentation (back office)  

     
     
    Les transactions internationales de coton sont exécutées par transfert de titre de propriété plutôt que par remise physique du coton. Le titre de propriété des marchandises expédiées en vertu du contrat par voie maritime d’un pays à un autre est représenté par le connaissement, accompagné par un ensemble de documents supplémentaires, connus sous le nom de documents d’expédition. Le document formant titre de propriété des marchandises déjà entreposées dans le port ou sur le lieu de livraison au titre d’un contrat spot peut être un récépissé d’entreposage ou de stockage délivré par un entrepôt public reconnu. La seule différence entre la chaîne traditionnelle de documents papier et la documentation électronique est que le papier est dans une large mesure supprimé. C’est la raison pour laquelle lorsque de la documentation électronique est utilisée, on parle de commerce sans papier. La documentation électronique ne modifie en rien la responsabilité contractuelle du vendeur ou de l’acheteur : les seules différences tiennent à la manière et au moment où les documents sont produits, et à la manière et au moment où ils sont mis à la disposition de l’acheteur.

    Les documents d’expédition doivent toujours respecter toutes les modalités du contrat conclu entre les parties. Dans le cas contraire, un vendeur risque de ne pas être payé à temps ou, dans des situations extrêmes, risque purement et simplement de perdre son argent. Les documents d’expédition doivent donc indiquer qu’ils représentent le coton contracté et expédié, qu’une série connue de règles relatives à l’expédition a été respectée, et qu’ils sont en tous points conformes au contrat de vente conclu entre les parties ainsi qu’à la formule de contrat type sur laquelle repose le contrat de vente. Les documents d’expédition doivent aussi être présentés en temps voulu. Rien n’est plus ennuyeux qu’une présentation tardive des documents.